Hospitalité, Dispositif d’encadrement des avantages, Transparence des liens d’intérêt

Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par IPSEN Pharma SAS aux fins de gestion des manifestations à caractère professionnel ou scientifique : a) prise en charge, b) respect du dispositif d’encadrement des avantages (dit « anti-cadeaux ») et transparence des liens.

Conformément à l’article L.1453-7 du code de la santé publique, l’offre d’hospitalité lors d’événements scientifiques ou professionnels ou lors de manifestations de promotion des produits ou de prestations, est interdite pour les étudiants en formation initiale et les associations d’étudiants. Le traitement de données relatives aux étudiants permet de documenter le respect de ces dispositions par IPSEN Pharma SAS.

Prise en charge (a)

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une convention d’hospitalité entre IPSEN Pharma SAS et vous.

Dans le cadre de votre prise en charge, vous pouvez nous faire part d’exigences alimentaires spécifiques (allergies alimentaires, etc.). Le traitement de données qui en résulte, y compris le traitement de catégories particulières de données pouvant révéler votre état de santé ou votre appartenance religieuse, est fondé sur votre consentement libre et préalable.

Respect du dispositif d’encadrement des avantages et transparence des liens (b)

Le traitement relève d’une obligation légale d’IPSEN Pharma SAS (articles L. 1453-1 à L.1453-13, R. 4113-105, R. 4113-107-1, R. 1453-2 et suivants et D. 1453-1 du code de la santé publique).

Vos données sont collectées directement auprès de vous.

Toutefois, quelques catégories de données (identité, coordonnées, numéro RPPS) peuvent être collectées auprès d’IQVIA (prestataire spécialisé à cet effet et fournissant la base « OneKey ») ou à partir de sources accessibles au public telles que le répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS), le répertoire ADELI, l’annuaire santé et les sites internet publics des établissements de santé.

Sauf mention expresse, toutes les informations qui sont demandées par IPSEN Pharma SAS sont obligatoires et la non-fourniture de vos données pour les finalités (a) et (b) ci-dessus peut compromettre votre participation à la manifestation et/ou votre prise en charge par IPSEN Pharma SAS.
Le traitement de vos données aux fins de respect du dispositif d’encadrement des avantages et de la transparence des liens a un caractère réglementaire.

Vos données seront conservées pendant une durée maximale de 10 ans à compter de leur dernière modification. Les données relatives à vos exigences alimentaires seront conservées pendant une durée maximale de 1 mois suivant la fin de la manifestation.

Vos données sont accessibles aux départements concernés d’IPSEN Pharma SAS,  à Veeva Systems Inc. (fournisseur du l’outil de gestion de la relation clients), à BMI System (fournisseur de l’outil de gestion des contrats, hospitalité et transparence),aux prestataires agissant pour le compte d’IPSEN dans le cadre de l’activité d’information promotionnelle dans les DROM-COM, aux prestataires intervenant dans l’organisation et la gestion des manifestations (basés en Europe), à Cegedim SRH (prestataire intervenant dans la gestion de l’hospitalité, des remboursements de frais, des formalités administratives dans le cadre du dispositif « anti-cadeaux » et de la transparence des liens), à EVENIUM (prestataire éditeur d’une plateforme de gestion des événements).

Vos données sont transmises aux instances ordinales ou à la Direction Centrale du Service de Santé des Armées, à l’exception des données traitées lors de relations normales de travail (i.e. les déjeuners impromptus ne sont pas soumis aux instances ordinales).

Vos données peuvent également être accessibles aux prestataires agissant pour le compte d’IPSEN Pharma SAS à des fins de gestion des fournisseurs et de comptabilité générale ainsi qu’aux organismes en charge du contrôle financier au sein d’IPSEN Pharma SAS (commissaire aux comptes, experts comptables, service chargé des procédures internes de contrôle).

Le cas échéant, certaines données pourront être transmises aux agences d’évènementiel agissant pour le compte d’IPSEN Pharma SAS, aux agences de voyage, aux organisateurs de la manifestation (congrès, sociétés savantes, etc.) ainsi qu’aux sociétés de transport (compagnies aériennes, de transport ferroviaire, de taxis, etc.), d’hébergement (hôtels) et de restauration impliquées dans la manifestation. Lorsqu’une manifestation est organisée dans un pays tiers, votre prise en charge implique la transmission de vos données à des prestataires basés hors de l’Union européenne. Une information spécifique vous sera transmise à ce sujet.

La liste des participants aux manifestations IPSEN sont transmises aux intervenants préalablement à la manifestation ; les intervenants ont uniquement accès à l’identité et au lieu d’établissement, à l’exclusion des coordonnées des participants.

Les données relatives aux avantages directs ou indirects qui sont consentis par IPSEN Pharma SAS, en particulier les données telles que définies aux articles D.1453-1, R.1453-2 et R.1453-3 du code de la santé publique, feront l’objet d’une publication sur le site www.transparence.sante.gouv.fr. La publication dans le cadre de la transparence des liens concerne également les relations normales de travail (déjeuners impromptus).

Vos données au format électronique sont hébergées sur les serveurs informatiques d’IPSEN situés en  Union Européenne.

Pour des informations complémentaires relatives aux modalités d’encadrement des transferts, notamment les secteurs, territoires et pays reconnus comme adéquats par la Commission européenne et les modèles de clauses contractuelles types, veuillez consulter le site de la Commission européenne ou le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Prise en charge (a)

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données, d’un droit à la limitation du traitement, ainsi que d’un droit à la portabilité des données.

Lorsque vous nous faites part de données relatives aux exigences alimentaires, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de ces catégories particulières de données à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Respect du dispositif « anti-cadeaux » et transparence des liens (b)

Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez librement accepter ou refuser de participer à nos manifestations à caractère promotionnel ou scientifique ou à être pris en charge par IPSEN Pharma SAS dans le cadre d’une manifestation (par exemple un congrès).

Toutefois, lorsque vous acceptez d’être pris en charge par IPSEN Pharma SAS ou lorsque vous êtes étudiant, les traitements qui relèvent d’une obligation légale d’IPSEN Pharma SAS (dispositif « anti-cadeaux » et transparence des liens) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement, d’opposition ou de portabilité.

Comment exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits aux coordonnées suivantes : DPO d’IPSEN, dataprivacy@ipsen.com ou 65 quai Georges Gorse, 92100 Boulogne-Billancourt.

Dans le cadre de la transparence des liens, vous pouvez demander la rectification de vos données relatives à cette publication directement à partir du site internet www.transparence.sante.gouv.fr, conformément aux instructions décrites sur ce site.

Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).